Eigentümer- oder Mieterportal auf der Website einbinden

Der Nutzen eines Portals liegt nicht beim Eigentümer, sondern bei Ihnen: Jede Unterlage, die jemand selbst findet, ist ein Anruf, den niemand im Büro annehmen muss. Was üblicherweise darin liegt:

• Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne
• Protokolle und Beschlusssammlungen
• Verträge, Hausordnung, Teilungserklärung
• Zählerstände und Verbrauchsdaten
• Schadensmeldungen samt Bearbeitungsstand
• Stammdaten, die Eigentümer selbst ändern können

Der häufigste Fehler ist nicht die Technik, sondern die Erwartung: Ein Portal, dessen Zugang in der Fußzeile steht und das niemand erklärt, wird nicht benutzt. Dann liegen die Unterlagen dort, und das Telefon klingelt weiter.

1. Verlinken

Der Zugang ist ein Verweis in der Kopfzeile, der das Portal Ihrer Software öffnet – meist unter einer eigenen Adresse. Das ist in einer Stunde eingerichtet, läuft immer und sieht nach einem Wechsel aus: Der Eigentümer verlässt Ihre Website.

Für die meisten Verwaltungen ist das der richtige Weg. Er wird besser, wenn Sie zwei Dinge dazugeben: eine kurze Seite davor, die erklärt, was im Portal liegt und wie man Zugangsdaten bekommt – und einen Hinweis darauf, dass es sich um das Portal Ihrer Verwaltungssoftware handelt. Dann ist der Wechsel kein Bruch, sondern angekündigt.

2. Einbetten

Das Portal läuft in einem Rahmen innerhalb Ihrer Seite. Das sieht nach „einem Haus“ aus, hat aber drei bekannte Haken: Viele Portale erlauben das technisch nicht, am Telefon wird ein Rahmen innerhalb der Seite schnell unbedienbar, und die Anmeldung in einem eingebetteten Fenster wird von Browsern zunehmend eingeschränkt.

Sinnvoll ist es dort, wo es um Ansehen statt Anmeldung geht – etwa eine eingebettete Schadensmeldung, bei der man sich nicht anmelden muss.

3. Ein eigener Bereich auf der Website

Die Website bekommt einen eigenen geschützten Bereich, in den Unterlagen gelegt werden – unabhängig von der Verwaltungssoftware. Das lohnt sich, wenn Ihre Software kein Portal hat oder eines, das Sie Eigentümern nicht zumuten wollen. Es bedeutet aber, dass jemand die Unterlagen dort einpflegt: zwei Systeme, in denen dieselben Dateien liegen. Wer das ohne klare Zuständigkeit anfängt, hat nach einem Jahr einen Bereich mit veralteten Dokumenten.

Die entscheidenden Fragen stellt man vor der Website, nicht danach – und zwar an den Anbieter Ihrer Software:

Die Antworten entscheiden, welcher der drei Wege überhaupt in Frage kommt. Es ist der eine Punkt bei einer Verwaltungs-Website, den nicht die Website bestimmt.

• In die Kopfzeile, auf jeder Seite. Ein Portalzugang in der Fußzeile wird von denen gefunden, die ihn schon kennen. Rechts oben ist die Stelle, an der jeder ihn sucht.
• Mit einer Beschriftung, die Ihre Leute verwenden. „Login“ ist kürzer, „Eigentümerportal“ ist verständlich. Wenn es zwei Portale gibt, brauchen sie zwei Beschriftungen – nichts ärgert mehr als eine Anmeldung, die für die eigene Rolle nicht gilt.
• Mit einer Seite davor, auf der steht, was drinliegt, wie man Zugangsdaten bekommt und an wen man sich wendet, wenn etwas nicht geht. Diese Seite fängt die Hälfte der Anrufe ab.
• Am Handy antippbar, nicht in einem Menü hinter zwei Ebenen.
• Im Servicebereich nochmals verlinkt, neben Schadensmeldung und Formularen.

Ein Portal verarbeitet personenbezogene Daten von Eigentümern und Mietern, also von Menschen, die mit Ihnen teils nicht einmal im Vertrag stehen. Läuft es beim Software-Anbieter, verarbeitet dieser in Ihrem Auftrag – dafür braucht es nach Artikel 28 der Datenschutz-Grundverordnung einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Den stellt der Anbieter üblicherweise bereit; er muss aber vorliegen und nicht nur erwähnt sein.

• Die Datenschutzerklärung Ihrer Website braucht einen Abschnitt zum Portal: welche Daten dort verarbeitet werden, von wem, auf welcher Grundlage.
• Verschlüsselung ist Pflicht, nicht Kür – auch auf der Unteradresse, unter der das Portal läuft.
• Keine Zugangsdaten per E-Mail im Klartext. Üblich ist ein Einladungslink, mit dem der Empfänger sein Passwort selbst setzt.
• Der Anmeldebereich gehört nicht in den Google-Index. Eine Anmeldeseite in den Suchergebnissen bringt nichts und lädt Anmeldeversuche ein.
• Löschen nicht vergessen: Was passiert mit den Zugängen, wenn eine Gemeinschaft den Verwalter wechselt oder eine Wohnung verkauft wird?

Das ist kein Mangel, den man auf der Website verstecken muss. Der größere Teil der Entlastung kommt ohnehin von Dingen, für die sich niemand anmelden muss:

• Schaden melden über ein Formular mit Objekt, Einheit, Beschreibung und Foto.
• Formulare zum Herunterladen: Mieterwechsel, Einzugsermächtigung, Hausordnung.
• Notfallnummern für Heizung, Wasser, Aufzug und Strom, außerhalb der Bürozeiten sichtbar.
• Häufige Fragen zu Abrechnung, Mieterwechsel und Zweitschriften.
• Die richtige Durchwahl je Anliegen, statt einer Zentrale für alles.

Was davon auf eine Verwaltungs-Website gehört, steht vollständig in der Checkliste zu den Inhalten.